Case study: Optyczne Horyzonty 2025

1. Opis wydarzenia

Optyczne Horyzonty to ogólnopolska konferencja skierowana do właścicieli oraz menadżerów zakładów i salonów optycznych. Wydarzenie odbyło się w dniach 14–15 marca 2025 roku w Gdańsku i zgromadziło uczestników z całej Polski.

Na program konferencji złożyło się 44 godziny wykładów i warsztatów, które odpowiadały na aktualne potrzeby branży optycznej. Każdy uczestnik mógł samodzielnie wybrać interesujące go tematy, co podkreślało praktyczny i spersonalizowany charakter wydarzenia.

2. Wyzwania klienta

Organizator stanął przed kilkoma kluczowymi wyzwaniami:

• Strona internetowa – stworzenie rozbudowanej witryny wydarzenia zawierającej m.in. mapę, informacje o sponsorach, filmy i szczegółowy program.
• Rejestracja i wybór warsztatów – konieczność zbierania zróżnicowanych danych od uczestników oraz umożliwienie im wyboru warsztatów, z zastosowaniem reguł blokowania dla sesji odbywających się równolegle.
• Obsługa finansowa – wystawianie faktur bezpośrednio z systemu.
• Komunikacja – wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail.
• Certyfikaty – generowanie i dystrybucja certyfikatów po wydarzeniu.
• Kontrola obecności – monitorowanie frekwencji podczas konferencji.

3. Rozwiązanie z wykorzystaniem CONREGO

Dzięki systemowi CONREGO organizator mógł w pełni zrealizować potrzeby konferencji:

• Uruchomiono rozbudowaną stronę internetową wydarzenia.
• Wdrożono formularze rejestracyjne z możliwością wyboru warsztatów oraz automatycznym blokowaniem kolidujących sesji.
• System zapewnił obsługę faktur i raportów finansowych, co znacząco usprawniło proces rozliczeń.
• Zastosowano moduł komunikacji, umożliwiający wysyłkę wiadomości e-mail z informacjami przed wydarzeniem.
• Po konferencji uczestnicy otrzymali certyfikaty potwierdzające udział.
• Na miejscu prowadzono kontrolę obecności.

4. Efekty

• Intuicyjny proces rejestracji i przejrzysta strona WWW ułatwiły uczestnikom przygotowania do wydarzenia.
• Dzięki regułom blokowania każdy uczestnik miał pewność, że wybrane przez niego warsztaty nie kolidują ze sobą.
• Organizator oszczędził czas na wystawianiu faktur i generowaniu raportów.
• Automatyczna komunikacja przed i po wydarzeniu zwiększyła profesjonalny odbiór konferencji.
• Certyfikaty uczestnictwa stały się dodatkową wartością dla uczestników.

Optyczne Horyzonty: Strona wydarzenia oraz identyfikator uczestnika (A4 łamane do A6).

5. Opinia klienta

6. Podsumowanie

Optyczne Horyzonty 2025 pokazały, że CONREGO świetnie sprawdza się przy organizacji dużych konferencji branżowych, w których kluczowe znaczenie mają: personalizacja wyborów uczestników, przejrzystość programu i płynna obsługa administracyjna. Dzięki systemowi wydarzenie zyskało nowoczesną oprawę, a organizatorzy – realne wsparcie w zarządzaniu procesami.

O autorze

Joanna Chrościechowska

Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.