Zgłoszenia konkursowe online z systemem rejestracji CONREGO

Zgłoszenia konkursowe rządzą się swoimi prawami – szczególnie gdy liczba uczestników rośnie, a każda praca wymaga indywidualnego rozpatrzenia. Niezależnie od tego, czy organizujesz konkurs artystyczny, grantowy, czy program wspierający młodych naukowców, jedno jest pewne: im wcześniej wdrożysz uporządkowany proces, tym mniej improwizacji czeka Cię później.

Nasz system rejestracji uczestników pozwala zautomatyzować ten proces – bez potrzeby budowania osobnych rozwiązań od zera.

Elastyczny formularz zgłoszeniowy

Każdy konkurs ma swoją specyfikę. Jedne wymagają przesłania pliku PDF i linku do portfolio, inne – wideo prezentacji lub deklaracji udziału. Dlatego w CONREGO nie pracujesz na sztywnym szablonie, lecz budujesz własny formularz – od podstaw, dopasowując go do rodzaju konkursu, typów uczestników i etapów naboru.

Możesz:

• zdefiniować własne pola i formaty danych (tekst, plik, link, checkbox),
• ograniczyć długość odpowiedzi lub liczbę przesyłanych załączników,
• ustawić ścieżki warunkowe w zależności od typu zgłoszenia,
• włączyć formularz w kilku językach – jeśli konkurs ma międzynarodowy zasięg.

Dzięki temu zbierasz dokładnie to, czego potrzebujesz – bez maili z załącznikami i dopisywanych „uwag w treści”.

Kategorie zgłoszeń i praca organizatora

Już na etapie konfiguracji formularza możesz określić kategorie zgłoszeń – np. „film krótkometrażowy”, „fotografia”, „esej” lub „koncepcja naukowa”. Uczestnik wybiera odpowiednią kategorię podczas przesyłania pracy, a Ty – jako organizator – możesz ją później edytować w panelu administracyjnym, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Po zakończeniu etapu oceny (np. przez jury, poza systemem), możesz przypisać każdemu zgłoszeniu status – np. „zaakceptowane” lub „odrzucone”. Zmiana statusu może uruchomić automatyczne wysyłki wiadomości do uczestników – z informacją o wyniku i ewentualnymi dalszymi krokami.

Uczestnicy mają kontrolę nad swoim zgłoszeniem

Po wysłaniu zgłoszenia uczestnik może (jeśli mu na to pozwolisz - poprzez zmianę statusu na "rozpoczęta") wrócić do formularza, poprawić plik, zmienić dane kontaktowe albo uzupełnić brakujące informacje. Oczywiście – w granicach, które samodzielnie ustalasz. Każdy etap można ograniczyć czasowo lub blokować po wysłaniu zgłoszenia.

Nie ma potrzeby ingerencji organizatora – a Ty i Twój zespół oszczędzacie czas.

Automatyczne powiadomienia i publikacja wyników

System może automatycznie wysyłać uczestnikom potwierdzenia zgłoszenia, przypomnienia o brakujących danych oraz decyzje o wynikach konkursu. Możesz skorzystać z gotowych szablonów wiadomości lub stworzyć własne – z pełnym brandingiem wydarzenia.

Jeśli planujesz publikację wyników – możesz przygotować odpowiednią sekcję na stronie konkursu lub wysłać je w formie indywidualnych powiadomień e-mail.

Bezpieczne przechowywanie danych

Każde zgłoszenie konkursowe to zestaw danych osobowych i materiałów twórczych, które muszą być odpowiednio chronione. CONREGO spełnia wymogi RODO i umożliwia łatwe zarządzanie zgodami marketingowymi, deklaracjami przetwarzania danych czy udostępnianiem wyników w przestrzeni publicznej.

Nie musisz martwić się o pliki wysyłane w załącznikach – wszystkie dane i prace są przechowywane na bezpiecznym serwerze i dostępne tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.

Jedno narzędzie – wiele zastosowań

Obsługa konkursów to tylko jedno z wielu zastosowań funkcji systemu rejestracji. Z tego samego narzędzia możesz korzystać do prowadzenia rejestracji na wydarzenia, przyjmowania zgłoszeń do programów grantowych, naborów do projektów społecznych czy rekrutacji wystąpień na konferencję.

Za każdym razem oszczędzasz czas i unikasz chaosu.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Umów się na bezpłatną prezentację i sprawdź, jak CONREGO może wesprzeć Twój konkurs – od naboru po ogłoszenie wyników.

Joanna Chrościechowska