Zgłoszenia konkursowe rządzą się swoimi prawami - szczególnie gdy liczba uczestników rośnie, a każda praca wymaga indywidualnego rozpatrzenia. Niezależnie od tego, czy organizujesz konkurs artystyczny, grantowy, czy program wspierający młodych naukowców, jedno jest pewne: im wcześniej wdrożysz uporządkowany proces, tym mniej improwizacji czeka Cię później.
Nasz system rejestracji uczestników pozwala zautomatyzować ten proces - bez potrzeby budowania osobnych rozwiązań od zera.
Elastyczny formularz zgłoszeniowy
Każdy konkurs ma swoją specyfikę. Jedne wymagają przesłania pliku PDF i linku do portfolio, inne - wideo prezentacji lub deklaracji udziału. Dlatego w CONREGO nie pracujesz na sztywnym szablonie, lecz budujesz własny formularz - od podstaw, dopasowując go do rodzaju konkursu, typów uczestników i etapów naboru.
Możesz:
- zdefiniować własne pola i formaty danych (tekst, plik, link, checkbox),
- ograniczyć długość odpowiedzi lub liczbę przesyłanych załączników,
- ustawić ścieżki warunkowe w zależności od typu zgłoszenia,
- włączyć formularz w kilku językach - jeśli konkurs ma międzynarodowy zasięg.
Dzięki temu zbierasz dokładnie to, czego potrzebujesz - bez maili z załącznikami i dopisywanych „uwag w treści”.
Kategorie zgłoszeń i praca organizatora
Już na etapie konfiguracji formularza możesz określić kategorie zgłoszeń - np. „film krótkometrażowy”, „fotografia”, „esej” lub „koncepcja naukowa”. Uczestnik wybiera odpowiednią kategorię podczas przesyłania pracy, a Ty - jako organizator - możesz ją później edytować w panelu administracyjnym, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Po zakończeniu etapu oceny (np. przez jury, poza systemem), możesz przypisać każdemu zgłoszeniu status - np. „zaakceptowane” lub „odrzucone”. Zmiana statusu może uruchomić automatyczne wysyłki wiadomości do uczestników - z informacją o wyniku i ewentualnymi dalszymi krokami.
Uczestnicy mają kontrolę nad swoim zgłoszeniem
Po wysłaniu zgłoszenia uczestnik może (jeśli mu na to pozwolisz - poprzez zmianę statusu na "rozpoczęta") wrócić do formularza, poprawić plik, zmienić dane kontaktowe albo uzupełnić brakujące informacje. Oczywiście - w granicach, które samodzielnie ustalasz. Każdy etap można ograniczyć czasowo lub blokować po wysłaniu zgłoszenia.
Nie ma potrzeby ingerencji organizatora - a Ty i Twój zespół oszczędzacie czas.
Automatyczne powiadomienia i publikacja wyników
System może automatycznie wysyłać uczestnikom potwierdzenia zgłoszenia, przypomnienia o brakujących danych oraz decyzje o wynikach konkursu. Możesz skorzystać z gotowych szablonów wiadomości lub stworzyć własne - z pełnym brandingiem wydarzenia.
Jeśli planujesz publikację wyników - możesz przygotować odpowiednią sekcję na stronie konkursu lub wysłać je w formie indywidualnych powiadomień e-mail.
Bezpieczne przechowywanie danych
Każde zgłoszenie konkursowe to zestaw danych osobowych i materiałów twórczych, które muszą być odpowiednio chronione. CONREGO spełnia wymogi RODO i umożliwia łatwe zarządzanie zgodami marketingowymi, deklaracjami przetwarzania danych czy udostępnianiem wyników w przestrzeni publicznej.
Nie musisz martwić się o pliki wysyłane w załącznikach - wszystkie dane i prace są przechowywane na bezpiecznym serwerze i dostępne tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.
Jedno narzędzie - wiele zastosowań
Obsługa konkursów to tylko jedno z wielu zastosowań funkcji systemu rejestracji. Z tego samego narzędzia możesz korzystać do prowadzenia rejestracji na wydarzenia, przyjmowania zgłoszeń do programów grantowych, naborów do projektów społecznych czy rekrutacji wystąpień na konferencję.
Za każdym razem oszczędzasz czas i unikasz chaosu.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Umów się na bezpłatną prezentację i sprawdź, jak CONREGO może wesprzeć Twój konkurs - od naboru po ogłoszenie wyników.
