Case Study: Jugendkongress der Polnischen Gesellschaft für Pädiatrie
Erfahren Sie, wie der Verlag Czelej CONREGO im SaaS‑Modell einsetzte, um eine medizinische Konferenz zu betreuen.
1. Eventbeschreibung
Der Verlag Czelej organisiert seit Jahren landesweite Konferenzen zu medizinischen Themen. Eines der Projekte war der Jugendkongress der Polnischen Gesellschaft für Pädiatrie, der am 7.–8. Februar 2025 in Lublin stattfand. Die Veranstaltung vereinte Teilnehmende aus dem ganzen Land und wurde zur Plattform für den Wissensaustausch zwischen jungen Fachkräften und erfahrenen Expertinnen und Experten der Pädiatrie.
2. Herausforderungen der Veranstalter
Der Organisator stand vor mehreren Aufgaben, die ein flexibles Anmeldetool erforderten:
- Verschiedene Ticketarten – jeweils mit eigenem, zielgruppengerechten Formular.
- Workshops – große Auswahl mit Platzbegrenzungen; teils kostenpflichtig, teils kostenlos.
- Sperrregeln – das System musste die gleichzeitige Auswahl widersprüchlicher Angebotsbestandteile verhindern.
- Umfangreiche Kommunikation – benötigt wurden zahlreiche Vorlagen, von Registrierungsbestätigungen bis hin zu organisatorischen Informationen.
- Integrationen – die Anmeldung musste mit der Rechnungsstellung zusammenarbeiten und SMS‑Versand ermöglichen.
3. Lösung mit CONREGO (SaaS‑Modell)
Czelej entschied sich für das SaaS‑Modell. Das bedeutet: Die komplette Konfiguration erfolgte eigenständig mit den Funktionen von CONREGO. Dadurch konnten sie:
- unterschiedliche Anmeldeformulare für die jeweiligen Teilnahmearten vorbereiten,
- Limits und Anmelderegeln für Workshops festlegen,
- Sperrregeln anwenden, um das Angebot konsistent und übersichtlich zu halten,
- ein Set automatisierter E‑Mail‑ und SMS‑Nachrichten erstellen,
- die Anmeldung mit der Rechnungsstellung integrieren und so einen durchgängigen Finanzprozess sicherstellen.
4. Ergebnisse
- Intuitiver, reibungsloser Anmeldeprozess.
- Volle Kontrolle über Workshops und Platzverfügbarkeiten.
- Wirksame, automatisierte Kommunikation mit Teilnehmenden.
- Professionelles Erscheinungsbild – von der Website bis zum Anmeldefluss.
- Zeitgewinn für den Veranstalter, der sich auf Inhalte und Logistik konzentrieren konnte.
Event‑Website mit Teilnehmeranmeldung, erstellt vom Verlag Czelej
5. Kundenstimme
„Vor allem die Möglichkeit, mehrere Ticketarten zu erstellen, und das übersichtliche Panel zur Bearbeitung der Anmeldungen vereinfachen den Registrierungsprozess erheblich. Zudem ermöglicht das umfangreiche Kommunikationsmodul den kontinuierlichen Kontakt mit unseren Kundinnen und Kunden – ein unschätzbarer Vorteil für den Beziehungsaufbau.
Ebenso hervorheben möchte ich die großen Möglichkeiten zur Seitengestaltung, die mir volle Freiheit geben, das Erscheinungsbild an den Charakter jedes einzelnen Events anzupassen. Erwähnenswert sind auch die Unterstützung bei der Teilnehmerregistrierung sowie die zahlreichen Integrationen mit anderen Anwendungen (etwa SMS‑Versand oder Rechnungsstellung), die den gesamten Prozess stimmig und effizient machen.“
Marcin Zieńczuk
Marketing‑Spezialist, Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o.
6. Zusammenfassung
Der Jugendkongress der Polnischen Gesellschaft für Pädiatrie hat gezeigt, dass sich das SaaS‑Modell von CONREGO auch bei komplexen, landesweiten Veranstaltungen hervorragend bewährt. Die Veranstalter erhielten volle Konfigurationsfreiheit, passten das System eigenständig an die Bedürfnisse der Teilnehmenden an – und der gesamte Ablauf verlief zügig und problemlos.
Über die Autorin
Joanna Chrościechowska
Managing Partnerin bei CONREGO. Sie spezialisiert sich auf die Weiterbildung von Veranstaltungsorganisatoren sowie auf die Kommunikation mit Teilnehmern. Sie schreibt darüber, wie man die Arbeit von Eventmanagern erleichtert und Prozesse schafft, die sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch die Effizienz der Veranstaltungsorganisation steigern.