Case study: Kongres Młodych Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego
Dowiedz się jak Wydawnictwo Czelej wykorzystało CONREGO w modelu SaaS do obsługi konferencji medycznej.
1. Opis wydarzenia
Wydawnictwo Czelej od lat organizuje ogólnopolskie konferencje poświęcone tematyce medycznej. Jednym z projektów był Kongres Młodych Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego, który odbył się 7–8 lutego 2025 roku w Lublinie. Wydarzenie zgromadziło uczestników z całego kraju i stało się platformą wymiany wiedzy między młodymi specjalistami, a doświadczonymi ekspertami z dziedziny pediatrii.
2. Wyzwania klienta
Organizator stanął przed kilkoma wyzwaniami, które wymagały elastycznego narzędzia rejestracyjnego:
- Różne typy wejściówek – każda z osobnym formularzem dostosowanym do potrzeb uczestników.
- Warsztaty – bogaty wybór, z koniecznością limitowania miejsc. Część warsztatów była płatna, część bezpłatna.
- Reguły blokowania – system musiał uniemożliwiać jednoczesny wybór sprzecznych elementów oferty.
- Rozbudowana komunikacja – klient potrzebował wielu szablonów wiadomości, od potwierdzeń rejestracji po informacje organizacyjne.
- Integracje – rejestracja musiała współpracować z systemem fakturowania oraz umożliwiać wysyłkę wiadomości SMS.
3. Rozwiązanie z wykorzystaniem CONREGO (model SaaS)
Wydawnictwo Czelej zdecydowało się na model SaaS, co oznacza, że cały proces konfiguracji przeprowadzili samodzielnie, wykorzystując możliwości systemu CONREGO. Dzięki temu mogli:
- przygotować różne formularze rejestracyjne dopasowane do typów uczestnictwa,
- ustawić limity i zasady zapisów na warsztaty,
- zastosować reguły blokowania, by oferta była spójna i przejrzysta,
- stworzyć zestaw automatycznych wiadomości e-mail i SMS,
- zintegrować system z procesem fakturowania, zapewniając spójność obsługi finansowej.
4. Efekty
- Intuicyjny i bezproblemowy proces rejestracji.
- Pełna kontrola nad warsztatami i dostępnością miejsc.
- Skuteczna komunikacja z uczestnikami dzięki automatyzacji.
- Profesjonalny wizerunek wydarzenia – od strony WWW po system rejestracyjny.
- Oszczędność czasu organizatora, który mógł skupić się na treści i logistyce wydarzenia.
Strona wydarzenia z rejestracją uczestników przygotowana przez Wydawnictwo Czelej
5. Opinia klienta
„Przede wszystkim możliwość tworzenia wielu rodzajów wejściówek oraz przejrzysty panel do obsługi zgłoszeń znacząco upraszczają proces rejestracji uczestników. Dodatkowo rozbudowany moduł komunikacji pozwala na utrzymanie stałego kontaktu z klientami, co jest nieocenione w budowaniu relacji.
Nie mogę też pominąć ogromnych możliwości edycji strony, które dają mi pełną swobodę w dostosowaniu jej wyglądu do charakteru każdego eventu. Warto wspomnieć również o pomocy przy rejestracji uczestników oraz licznych integracjach z innymi aplikacjami (jak wiadomości SMS czy generowanie faktur), które sprawiają, że cały proces jest spójny i efektywny.”
Marcin Zieńczuk
Specjalista ds. Marketingu, Wydawnictwo Czelej Sp. z o.o.
6. Podsumowanie
Kongres Młodych PTP pokazał, że model SaaS w CONREGO doskonale sprawdza się również w przypadku rozbudowanych, ogólnopolskich wydarzeń. Organizatorzy zyskali pełną swobodę konfiguracji systemu i możliwość samodzielnego dopasowania go do potrzeb uczestników, a całość przebiegła sprawnie i bezproblemowo.
O autorze
Joanna Chrościechowska
Managing partner w CONREGO. Specjalizuje się w edukacji organizatorów wydarzeń i komunikacji z uczestnikami. Pisze o tym, jak uprościć pracę event managera i tworzyć procesy, które zwiększają satysfakcję gości oraz skuteczność działań organizatora.