Komunikacja z uczestnikami wydarzeń za pomocą e-maili

Komunikacja z uczestnikami wydarzeń to zdecydowanie więcej niż wysłanie jednej wiadomości z potwierdzeniem rejestracji. To kluczowy element całego procesu organizacji eventów, który, jeśli wykonany prawidłowo, buduje pozytywne doświadczenie uczestnika jeszcze zanim przekroczy próg wydarzenia.

Wyobraź sobie, że właśnie zarejestrowałeś się na konferencję, na której bardzo ci zależy. Klikasz „Wyślij” i... cisza. Żadnego potwierdzenia, żadnej informacji, co dalej. Czy to buduje twoje zaufanie do organizatora? No właśnie.

Automatyczna personalizacja

Spersonalizowana komunikacja mailowa z uczestnikami to dzisiaj standard, który uczestnicy doceniają. Każdy z nas chce czuć się zauważony. A przecież w przypadku wydarzeń, szczególnie tych dużych, systematyczna komunikacja pozwala zapanować nad oczekiwaniami i pytaniami uczestników. Przyjrzyjmy się więc dokładniej, jak za pomocą dobrze przygotowanych mailingów stworzyć doskonałe doświadczenie uczestnika.

Powiadomienia wysyłane automatycznie

W pierwszej kolejności – potwierdzenie rejestracji. Taki mail jest jak pierwszy uścisk dłoni. Jasny, konkretny i ciepły komunikat potwierdzający uczestnictwo, zawierający istotne informacje o wydarzeniu, takie jak data, miejsce, agenda czy kontakt do organizatora, jest nie tylko profesjonalnym podejściem, ale również buduje pierwsze pozytywne wrażenie.

Idźmy dalej – przypomnienia. Jak często zdarzyło ci się zapomnieć o zarejestrowanym wydarzeniu, szczególnie gdy zapisywałeś się kilka tygodni wcześniej? Wysyłając przypomnienia, szczególnie na tydzień, a potem dzień przed wydarzeniem, nie tylko przypominasz uczestnikowi o zbliżającym się evencie, ale również zmniejszasz ryzyko absencji.

Celowane kampanie mailingowe

Komunikacja mailowa nie kończy się jednak wraz z rozpoczęciem wydarzenia. Wysyłając uczestnikom materiały do pobrania, prezentacje prelegentów czy nagrania ze spotkań już po zakończeniu eventu, utrzymujesz kontakt, wzmacniasz relację i dajesz coś więcej niż tylko jednorazowe doświadczenie.

Zintegrowane narzędzia

Dobrze, ale jak zapanować nad tak rozbudowaną komunikacją, zwłaszcza gdy uczestników są setki czy nawet tysiące?

W CONREGO od lat zajmujemy się wspieraniem organizatorów wydarzeń, dlatego stworzyliśmy moduł Komunikacji, który łączy prostotę, personalizację i automatyzację. Za pomocą naszego wizualnego kreatora szybko przygotujesz profesjonalne wiadomości, które system automatycznie wyśle do odpowiednich osób w odpowiednim czasie. Dodatkowo, nasze raporty dostarczalności pozwalają na bieżąco monitorować, kto otrzymał wiadomość, kto ją otworzył i jakie działania podjął. W ten sposób masz pełną kontrolę nad jakością i skutecznością swojej komunikacji.

Kreator wiadomości e-mail i przykładowa wiadomość.

Pamiętaj, komunikacja mailowa z uczestnikami to nie tylko przesyłanie informacji – to budowanie doświadczenia. Korzystając z możliwości, jakie daje profesjonalny system rejestracji uczestników, zyskujesz pewność, że każdy uczestnik będzie czuł się doceniony, poinformowany i przygotowany na twoje wydarzenie.

Joanna Chrościechowska