CONREGO vs. Syskonf: porównanie systemów rejestracji uczestników

Wybór odpowiedniej platformy do zarządzania wydarzeniami jest kluczowy dla sukcesu każdej konferencji, szkolenia czy kongresu. Na polskim rynku dostępne są różne rozwiązania, każde z własnym zestawem funkcji i modelem biznesowym. W tym artykule dokonamy szczegółowego porównania dwóch popularnych systemów: CONREGO i Syskonf, aby pomóc organizatorom w podjęciu świadomej decyzji.

Wprowadzenie do systemów

CONREGO to kompleksowy system rejestracji uczestników wydarzeń, który automatyzuje i usprawnia szeroki zakres procesów organizacyjnych. Obejmuje on tworzenie formularzy i stron internetowych wydarzeń, sprzedaż biletów, obsługę płatności i fakturowania, zaawansowaną komunikację z uczestnikami (e-mail, SMS), generowanie identyfikatorów, a także obsługę recepcyjną i kontrolę dostępu w dniu wydarzenia. CONREGO kładzie nacisk na elastyczność, automatyzację i pełną kontrolę, oferując model subskrypcyjny (SaaS) oraz indywidualne usługi wdrożeniowe.

Syskonf to platforma do obsługi wydarzeń, takich jak konferencje, kongresy czy eventy firmowe. Umożliwia tworzenie stron wydarzeń, uruchamianie rejestracji, przyjmowanie płatności, wystawianie faktur oraz komunikację z uczestnikami. Syskonf oferuje również narzędzia do obsługi gości na miejscu, w tym check-in, druk identyfikatorów i rejestrację obecności na sesjach za pomocą kodów QR lub technologii RFID. Działa głównie jako platforma samoobsługowa z opcją płatnych usług webmasterskich.

Porównanie kluczowych funkcji

Aby ułatwić podjęcie decyzji, przygotowaliśmy szczegółowe porównanie kluczowych funkcji obu systemów w formie tabeli.

Koszty i limity
Modele biznesowe	Model subskrypcyjny: - 1497 PLN netto / 3 miesiące - 2694 PLN netto / 6 miesięcy - 4788 PLN netto / 12 miesięcy Usługa wdrożeniowa od 6500 PLN netto/event	Stała opłata od pojedynczej rejestracji: 9,90 zł za uczestnika
Prowizja od sprzedaży wejściówek	brak	brak
Opłata za rejestrację uczestnika	brak	9,90 PLN
Wersja demonstracyjna
Wsparcie techniczne	Subskrypcje: do 3h/m-c (e-mail, czat, telefon) Wdrożenia: wsparcie wg SLA	Podstawowe wsparcie techniczne jest bezpłatne. Dodatkowo płatne: - wsparcie webmasterskie - indywidualne modyfikacje funkcjonalności
Domyślna domena	nazwa.conrego.app	nazwa.syskonf.pl
Własna domena
Funkcje
Rejestracja uczestników	Zaawansowana rejestracja indywidualna i grupowa, różne ścieżki rejestracji i komunikaty dostosowane dla różnych typów wejściówek.	Rejestracja oparta na typach uczestników. Widoczność i wymagalność poszczególnych pól formularza zależna od kategorii uczestnictwa.
Rejestracja grupowa
Formularze personalizowane dla Typów wejściówek	(każdy szablon może mieć inny formularz, ofertę, ceny i komunikację)	(każdy rodzaj uczestnictwa może mieć inny formularz, ofertę, ceny)
Obsługa wielu języków	(pełna obsługa tłumaczeń dla dowolnych języków)	(PL, EN, DE, RU, IT, FR, ES)
Obsługa sprzedaży wejściówek i płatności	(pełna personalizacja formularza płatności)	(rozbudowany moduł fakturowania, obsługa różnych stawek VAT)
Automatyzacja fakturowania
Obsługa kodów rabatowych	(tylko procentowe)	(procentowe i kwotowe)
Obsługa wielu walut	(35 walut)	(nieograniczona liczba walut)
Masowa wysyłka maili	(wizualny kreator e-maili lub własny kod HTML, tagi personalizujące)	(moduł mailingowy obsługiwany wyłącznie przez dostawcę)
Raporty dostarczalności	(dla domyślnej skrzynki nadawczej)
Obsługa wypisania się z listy mailingowej	(w tym single-click unsubscribe)
Generowanie linków do kalendarzy	(iCal, Google Calendar, Outlook)
Masowa wysyłka SMS	(przez integrację własnego konta)	(wysyłka SMS obsługiwana wyłącznie przez dostawcę)
Branding strony wydarzenia	(kreator wizualny i pełna personalizacja ponad 25 elementów strony)	(prosty edytor wizualny z opcją przełączenia na edycję kodu)
Kreator stron WWW	(kreator stron oferujący ponad 100 gotowych komponentów)	(edycja strony odbywa się przez dostępny edytor z zastosowaniem shortcode)
Generowanie kodów QR	(w treści maili oraz na identyfkatorach)	(w treści maili oraz na identyfkatorach)
Moduł Check-in	(przez przeglądarkę i aplikację mobilną)	(przez przeglądarkę i aplikację mobilną)
Moduł Kontroli dostępu do stref	(przez przeglądarkę i aplikację mobilną)	(przez przeglądarkę i aplikację mobilną)
Śledzenie migracji uczestników	(na podstawie Kontroli dostępu)	(na podstawie Kontroli dostępu)
Kreator identyfikatorów	(na podstawie własnego projektu w PDF)	(edycja identyfikatorów obsługiwana wyłącznie przez dostawcę)
Edytor kodu CSS i JS
Integracje
Wysyłka SMS	(SMSAPI, SMSLabs)	(SerwerSMS)
Bramki płatnicze	(Stripe, PayPal, PayU, Przelewy24, Tpay)	(Stripe, PayPal, PayU, Przelewy24, iMoje, Polcard, Tpay, Paynow, eService, Autopay, Revolut, FiberPay)
Systemy księgowe	(Fakturownia.pl)	(tylko eksport: Comarch Optima, Macrologic, CSV)
Bazy biznesowe	(GUS)	(GUS, SalesForce)
Zabezpieczenie przed botami	(Google reCAPTCHA v3)	(własne rozwiązanie)

CONREGO – głębsze spojrzenie

CONREGO prezentuje się jako wysoce elastyczne i kompleksowe narzędzie, zaprojektowane do automatyzacji licznych aspektów organizacji wydarzeń.

• Personalizacja Rejestracji: Siłą CONREGO jest możliwość tworzenia wielu "Typów Wejściówek", z których każdy może być powiązany z unikalnym "Szablonem Rejestracji". Oznacza to, że dla różnych grup uczestników (np. Prelegent, VIP, Student) można zdefiniować odmienne formularze, ceny, dostępne opcje dodatkowe (np. warsztaty, noclegi), a także dedykowane ścieżki komunikacji e-mailowej.
• Budowa Strony WWW: Zintegrowany system CMS pozwala na tworzenie profesjonalnych, responsywnych stron wydarzeń bez konieczności kodowania. Dostępnych jest ponad 100 gotowych komponentów, możliwość edycji kodu HTML/CSS/JS oraz pełne dostosowanie brandingu. Strony mogą być wielojęzyczne i hostowane na własnej domenie klienta.
• Komunikacja z Uczestnikami: Moduł komunikacyjny oferuje wizualny kreator wiadomości e-mail z tagami personalizującymi, co pozwala na tworzenie estetycznych i spersonalizowanych kampanii. System obsługuje zarówno komunikaty ad-hoc, jak i w pełni zautomatyzowane wiadomości (potwierdzenia, przypomnienia, bilety z kodem QR, certyfikaty). Istotną funkcją jest zarządzanie zgodami marketingowymi oraz raporty dostarczalności.
• Obsługa na Miejscu: Moduły Check-in i Kontrola Dostępu, wspierane przez aplikację mobilną CONREGO Check-in, znacząco usprawniają obsługę recepcji. Możliwe jest skanowanie kodów QR, szybkie wyszukiwanie uczestników, drukowanie identyfikatorów na miejscu oraz zarządzanie dostępem do poszczególnych stref czy sesji tematycznych.
• Płatności i Fakturowanie: System integruje się z wieloma popularnymi bramkami płatniczymi, umożliwia definiowanie elastycznych cenników (np. early bird), obsługę kodów rabatowych oraz automatyczne generowanie i wysyłkę faktur VAT (w tym integracja z Fakturownia.pl).

Syskonf – główne cechy

Syskonf pozycjonuje się jako platforma samoobsługowa, oferująca narzędzia do organizacji różnego typu wydarzeń, z naciskiem na elastyczność w zakresie liczby uczestników i rodzaju eventu.

• Model Płatności: Główną cechą jest model rozliczeniowy oparty na liczbie uczestników, co może być korzystne dla organizatorów o zmiennej skali wydarzeń. Dostęp do panelu i utrzymanie strony eventu nie są ograniczone czasowo.
• Rejestracja: System pozwala na definiowanie typów uczestników i dostosowywanie formularzy, w tym dodawanie pytań w kwestionariuszu. Umożliwia również rejestrację grupową.
• Strona Wydarzenia: Oferuje kilka szablonów strony i opcji formularza, z możliwością dodania własnych grafik i treści. Bardziej zaawansowane modyfikacje wymagają znajomości kodu lub skorzystania z płatnych usług webmasterskich.
• Płatności: Integracja z szeroką gamą bramek płatniczych oraz obsługa różnych stawek VAT to istotne atuty.
• Obsługa na Miejscu: Syskonf CheckPoint (dostępny przez przeglądarkę i jako aplikacja mobilna) umożliwia obsługę check-inu i kontroli dostępu. Platforma oferuje także system kontroli dostępu oparty na technologii RFID.
• Funkcje Dodatkowe: Wyróżniającą cechą jest moduł abstraktów i recenzji, przydatny przy organizacji konferencji naukowych oraz powiązane z nim moduły do tworzenia programu wydarzenia i zarządzania sylwetkami prelegentów. System umożliwia też m.in. zarządzanie bazą noclegową.

Podsumowanie

Wybór między CONREGO a Syskonf zależy od specyfiki organizowanego wydarzenia, jego skali oraz oczekiwań co do zakresu automatyzacji i personalizacji.

CONREGO będzie lepszym wyborem dla organizatorów:

• Średnich i dużych konferencji, kongresów, targów, a także cyklicznych szkoleń, gdzie wymagana jest duża elastyczność i personalizacja.
• Potrzebujących zaawansowanego kreatora stron WWW i rozbudowanych narzędzi komunikacyjnych.
• Ceniących kompleksową obsługę płatności, automatyczne fakturowanie (z opcją integracji z Fakturownia.pl) oraz narzędzia do obsługi na miejscu (check-in, kontrola dostępu, kreator identyfikatorów).
• Dla których stały, przewidywalny koszt subskrypcji (bez prowizji od biletów) jest korzystniejszy.

Syskonf może okazać się bardziej odpowiedni dla:

• Organizatorów wydarzeń o różnej skali, gdzie model płatności za uczestnika jest bardziej elastyczny.
• Wydarzeń naukowych wymagających modułu do zarządzania abstraktami i recenzjami.
• Organizatorów zainteresowanych wykorzystaniem technologii RFID do kontroli dostępu.
• Osób, które preferują platformę samoobsługową z możliwością dokupienia wsparcia webmasterskiego w razie potrzeby.

Oba systemy oferują wersje demonstracyjne, co jest najlepszym sposobem na bezpośrednie zapoznanie się z ich możliwościami i interfejsem użytkownika przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Mam nadzieję, że to porównanie i odpowiedzi na pytania pomogą Ci w wyborze najlepszego systemu dla Twoich wydarzeń.

Tomasz Chrościechowski