Czy można obsłużyć wiele wydarzeń w ramach jednej subskrypcji CONREGO?

Wyjaśnienie kluczowych pojęć – Typ Wejściówki i Szablon Rejestracji w CONREGO

System CONREGO pozwala na bardzo elastyczne zarządzanie procesem rejestracji uczestników. Dwa kluczowe elementy, które odgrywają w tym procesie istotną rolę, to Typ Wejściówki i Szablon Rejestracji. Oto jak działają i czym się różnią:

1. Co to jest Typ Wejściówki?

Typ Wejściówki to podstawowa kategoria, która definiuje warunki uczestnictwa w wydarzeniu. Możesz traktować go jako „bilet”, który określa, jakie opcje i ograniczenia dotyczą danej grupy uczestników. Typ wejściówki posiada własną nazwę, opis i limit użyć. Sam w sobie nie zawiera nic innego, ponieważ dziedziczy warunki rejestracji z przypisanego do niego Szablonu rejestracji.

Przykłady zastosowania Typów Wejściówek:

• Uczestnictwo standardowe i VIP – możesz utworzyć dwa typy wejściówek: standardowy i VIP. VIP może mieć dodatkowe przywileje, np. dostęp do specjalnych sesji czy lepszy catering.
• Bilety na różne dni wydarzenia – Jeśli konferencja trwa trzy dni, a uczestnicy mogą wybrać, w których dniach biorą udział, możesz utworzyć oddzielne Typy Wejściówek dla poszczególnych dni.
• Wydarzenia hybrydowe – Możesz utworzyć Typy Wejściówek dla uczestników stacjonarnych i online, przypisując im różne opcje rejestracyjne.

2. Co to jest Szablon Rejestracji?

Szablon Rejestracji to konfiguracja formularza rejestracyjnego i procesu zgłoszeń, który jest przypisany do Typu Wejściówki. Szablony rejestracji bazują na domyślnym szablonie i pozwalają na dostosowanie:

• Pól formularza – Możesz ukryć lub pokazać określone pola dla danego szablonu (np. prelegenci muszą podać biografię, a standardowi uczestnicy już nie).
• Elementów oferty – Możesz kontrolować, które opcje (np. dodatkowe warsztaty) są dostępne dla danej grupy uczestników.
• Szablonów e-mail – Możesz skonfigurować różne wiadomości potwierdzające rejestrację w zależności od Typu Wejściówki.

3. Jak Typy Wejściówek i Szablony Rejestracji działają razem?

• Każdy Typ Wejściówki może mieć własny Szablon rejestracji, który decyduje, jakie informacje i opcje widzi uczestnik.
• Wszystkie Szablony Rejestracji bazują na jednym domyślnym szablonie, ale mogą ukrywać lub pokazywać określone pola i elementy oferty oraz różnić się treścią maili potwierdzających rejestracje lub transakcje.

4. Podsumowanie

• Typ Wejściówki określa kategorię uczestnictwa i podstawowe zasady rejestracji (np. cena, dostęp do oferty).
• Szablon Rejestracji steruje wyglądem formularza, jego polami, dostępnością elementów oferty i komunikacją e-mail.
• Każdy Typ Wejściówki może mieć swój dedykowany Szablon Rejestracji, który jednak bazuje na domyślnym szablonie i pozwala na modyfikację widoczności elementów.

Ograniczenia pojedynczej subskrypcji CONREGO

Pojedyncza subskrypcja CONREGO jest powiązana z jedną domeną i jedną bazą danych, co oznacza, że wszystkie wydarzenia będą obsługiwane w ramach tego samego systemu rejestracji i będą miały tą samą stylistykę wizualną. Jeśli to ograniczenie nie stanowi problemu, możesz wykorzystać jedną subskrypcję do obsługi wielu eventów. Postawmy więc kilka ważnych pytań i rozwiejmy wątpliwości:

Jak skonfigurować system CONREGO do obsługi wielu wydarzeń?

W zależności od potrzeb możesz skorzystać z kilku rozwiązań oferowanych przez nasz system rejestracji uczestników:

Opcja 1: Typy Wejściówek jako wydarzenia

Jeśli Twoje wydarzenia mają zbliżony proces rejestracji (stała liczba pól formularza i elementów oferty), możesz skorzystać z Typów Wejściówek. W tym podejściu uczestnik podczas rejestracji wybiera odpowiednie wydarzenie z listy. Każdy z typów wejściówek może mieć:

• indywidualny formularz rejestracji na wydarzenie,
• określone elementy oferty,
• spersonalizowane komunikaty na różnych etapach rejestracji,
• spersonalizowane wiadomości e-mail (np. potwierdzenia rejestracji i transakcji).

Opcja 2: Elementy Oferty jako wydarzenia

W Szablonie rejestracji w sekcji Oferta możesz utworzyć kalendarium wydarzeń. Możliwe są dwa podejścia:

• Jeśli rejestracja na jedno wydarzenie powinna oferować np. wybór 3 usług to dla danego wydarzenia utwórz Sekcję z nazwą wydarzenia i dodaj do niej Elementy oferty jako kolejne usługi.
• Jeśli rejestracja na jedno wydarzenie jest jedyną usługą samą w sobie to dodaj Element oferty zawierający nazwę wydarzenia.

W tym wariancie możesz zaoferować uczestnikom rejestrację nawet na kilka wydarzeń jednocześnie.

Zaawansowane połączenie typów wejściówek i oferty

Najbardziej elastyczne podejście to połączenie obu mechanizmów. Możesz utworzyć dowoloną liczbę wydarzeń jako Typy Wejściówek, a następnie sterować dostępem do sekcji i elementów oferty w zależności od wybranego wydarzenia poprzez zastosowanie osobnych Szablonów Rejestracji dla każdego z wydarzeń.

Zalety i wady obsługi wielu wydarzeń w jednej subskrypcji

Zalety

• Możliwość obsługi wielu wydarzeń bez konieczności zakupu dodatkowych subskrypcji.
• Jeden panel administracyjny ułatwiający zarządzanie danymi uczestników.
• Możliwość personalizacji komunikacji e-mail dla różnych wydarzeń.
• Obsługa różnych scenariuszy rejestracji dzięki elastycznym typom wejściówek.
• Automatyzacja procesu rejestracji i segmentacja uczestników.

Wady

• Brak możliwości stosowania różnych szat graficznych dla poszczególnych wydarzeń – wszystkie formularze rejestracyjne i strony muszą mieć ten sam branding.
• Ograniczona elastyczność w zakresie różnicowania pól formularza – można je ukrywać lub pokazywać, ale nie tworzyć zupełnie odmiennych struktur.
• Potrzeba dokładnego planowania struktury rejestracji, by uniknąć komplikacji w obsłudze.

Kiedy jedna subskrypcja wystarczy, a kiedy warto rozważyć osobne wdrożenia?

Załóżmy, że organizujesz konferencję z różnymi opcjami uczestnictwa:

Sytuacja	Jedna subskrypcja	Osobne wdrożenia
Wiele wydarzeń w tej samej firmie, o podobnym charakterze	✔ Tak	✖ Nie
Wydarzenia w różnych branżach, wymagające unikalnej identyfikacji wizualnej	✖ Nie	✔ Tak
Cykl wydarzeń o jednolitym brandingu	✔ Tak	✖ Nie
Konferencje z różnymi grupami docelowymi, wymagające odmiennych procesów rejestracji	✖ Nie	✔ Tak

Wypróbuj CONREGO bezpłatnie przez 14 dni, a jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach naszego systemu rejestracji skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia.