Czy można obsłużyć wiele wydarzeń w ramach jednej subskrypcji CONREGO?
Tak, lecz warto przeanalizować kilka kluczowych aspektów, aby maksymalnie zoptymalizować proces rejestracji i zarządzania wydarzeniami.
Wyjaśnienie kluczowych pojęć – Typ Wejściówki i Szablon Rejestracji w CONREGO
System CONREGO pozwala na bardzo elastyczne zarządzanie procesem rejestracji uczestników. Dwa kluczowe elementy, które odgrywają w tym procesie istotną rolę, to Typ Wejściówki i Szablon Rejestracji. Oto jak działają i czym się różnią:
1. Co to jest Typ Wejściówki?
Typ Wejściówki to podstawowa kategoria, która definiuje warunki uczestnictwa w wydarzeniu. Możesz traktować go jako „bilet”, który określa, jakie opcje i ograniczenia dotyczą danej grupy uczestników. Typ wejściówki posiada własną nazwę, opis i limit użyć. Sam w sobie nie zawiera nic innego, ponieważ dziedziczy warunki rejestracji z przypisanego do niego Szablonu rejestracji.
Przykłady zastosowania Typów Wejściówek:
- Uczestnictwo standardowe i VIP – możesz utworzyć dwa typy wejściówek: standardowy i VIP. VIP może mieć dodatkowe przywileje, np. dostęp do specjalnych sesji czy lepszy catering.
- Bilety na różne dni wydarzenia – Jeśli konferencja trwa trzy dni, a uczestnicy mogą wybrać, w których dniach biorą udział, możesz utworzyć oddzielne Typy Wejściówek dla poszczególnych dni.
- Wydarzenia hybrydowe – Możesz utworzyć Typy Wejściówek dla uczestników stacjonarnych i online, przypisując im różne opcje rejestracyjne.
2. Co to jest Szablon Rejestracji?
Szablon Rejestracji to konfiguracja formularza rejestracyjnego i procesu zgłoszeń, który jest przypisany do Typu Wejściówki. Szablony rejestracji bazują na domyślnym szablonie i pozwalają na dostosowanie:
- Pól formularza – Możesz ukryć lub pokazać określone pola dla danego szablonu (np. prelegenci muszą podać biografię, a standardowi uczestnicy już nie).
- Elementów oferty – Możesz kontrolować, które opcje (np. dodatkowe warsztaty) są dostępne dla danej grupy uczestników.
- Szablonów e-mail – Możesz skonfigurować różne wiadomości potwierdzające rejestrację w zależności od Typu Wejściówki.
3. Jak Typy Wejściówek i Szablony Rejestracji działają razem?
- Każdy Typ Wejściówki może mieć własny Szablon rejestracji, który decyduje, jakie informacje i opcje widzi uczestnik.
- Wszystkie Szablony Rejestracji bazują na jednym domyślnym szablonie, ale mogą ukrywać lub pokazywać określone pola i elementy oferty oraz różnić się treścią maili potwierdzających rejestracje lub transakcje.
4. Podsumowanie
- Typ Wejściówki określa kategorię uczestnictwa i podstawowe zasady rejestracji (np. cena, dostęp do oferty).
- Szablon Rejestracji steruje wyglądem formularza, jego polami, dostępnością elementów oferty i komunikacją e-mail.
- Każdy Typ Wejściówki może mieć swój dedykowany Szablon Rejestracji, który jednak bazuje na domyślnym szablonie i pozwala na modyfikację widoczności elementów.
Ograniczenia pojedynczej subskrypcji CONREGO
Pojedyncza subskrypcja CONREGO jest powiązana z jedną domeną i jedną bazą danych, co oznacza, że wszystkie wydarzenia będą obsługiwane w ramach tego samego systemu rejestracji i będą miały tą samą stylistykę wizualną. Jeśli to ograniczenie nie stanowi problemu, możesz wykorzystać jedną subskrypcję do obsługi wielu eventów. Postawmy więc kilka ważnych pytań i rozwiejmy wątpliwości:
Jak skonfigurować system CONREGO do obsługi wielu wydarzeń?
W zależności od potrzeb możesz skorzystać z kilku rozwiązań oferowanych przez nasz system rejestracji uczestników:
Opcja 1: Typy Wejściówek jako wydarzenia
Jeśli Twoje wydarzenia mają zbliżony proces rejestracji (stała liczba pól formularza i elementów oferty), możesz skorzystać z Typów Wejściówek. W tym podejściu uczestnik podczas rejestracji wybiera odpowiednie wydarzenie z listy. Każdy z typów wejściówek może mieć:
- indywidualny formularz rejestracji na wydarzenie,
- określone elementy oferty,
- spersonalizowane komunikaty na różnych etapach rejestracji,
- spersonalizowane wiadomości e-mail (np. potwierdzenia rejestracji i transakcji).
Opcja 2: Elementy Oferty jako wydarzenia
W Szablonie rejestracji w sekcji Oferta możesz utworzyć kalendarium wydarzeń. Możliwe są dwa podejścia:
- Jeśli rejestracja na jedno wydarzenie powinna oferować np. wybór 3 usług to dla danego wydarzenia utwórz Sekcję z nazwą wydarzenia i dodaj do niej Elementy oferty jako kolejne usługi.
- Jeśli rejestracja na jedno wydarzenie jest jedyną usługą samą w sobie to dodaj Element oferty zawierający nazwę wydarzenia.
W tym wariancie możesz zaoferować uczestnikom rejestrację nawet na kilka wydarzeń jednocześnie.
Zaawansowane połączenie typów wejściówek i oferty
Najbardziej elastyczne podejście to połączenie obu mechanizmów. Możesz utworzyć dowoloną liczbę wydarzeń jako Typy Wejściówek, a następnie sterować dostępem do sekcji i elementów oferty w zależności od wybranego wydarzenia poprzez zastosowanie osobnych Szablonów Rejestracji dla każdego z wydarzeń.
Zalety i wady obsługi wielu wydarzeń w jednej subskrypcji
Zalety
- Możliwość obsługi wielu wydarzeń bez konieczności zakupu dodatkowych subskrypcji.
- Jeden panel administracyjny ułatwiający zarządzanie danymi uczestników.
- Możliwość personalizacji komunikacji e-mail dla różnych wydarzeń.
- Obsługa różnych scenariuszy rejestracji dzięki elastycznym typom wejściówek.
- Automatyzacja procesu rejestracji i segmentacja uczestników.
Wady
- Brak możliwości stosowania różnych szat graficznych dla poszczególnych wydarzeń – wszystkie formularze rejestracyjne i strony muszą mieć ten sam branding.
- Ograniczona elastyczność w zakresie różnicowania pól formularza – można je ukrywać lub pokazywać, ale nie tworzyć zupełnie odmiennych struktur.
- Potrzeba dokładnego planowania struktury rejestracji, by uniknąć komplikacji w obsłudze.
Kiedy jedna subskrypcja wystarczy, a kiedy warto rozważyć osobne wdrożenia?
Załóżmy, że organizujesz konferencję z różnymi opcjami uczestnictwa:
| Sytuacja | Jedna subskrypcja | Osobne wdrożenia |
|---|---|---|
| Wiele wydarzeń w tej samej firmie, o podobnym charakterze | ✔ Tak | ✖ Nie |
| Wydarzenia w różnych branżach, wymagające unikalnej identyfikacji wizualnej | ✖ Nie | ✔ Tak |
| Cykl wydarzeń o jednolitym brandingu | ✔ Tak | ✖ Nie |
| Konferencje z różnymi grupami docelowymi, wymagające odmiennych procesów rejestracji | ✖ Nie | ✔ Tak |
Wypróbuj CONREGO bezpłatnie przez 14 dni, a jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach naszego systemu rejestracji skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia.
O autorze
Tomasz Chrościechowski
Założyciel i managing partner w CONREGO. Od 2010 roku rozwija system rejestracji uczestników, łącząc technologię z praktycznymi potrzebami event managerów. W swoich tekstach dzieli się doświadczeniem z setek wdrożeń i pokazuje, jak świadomie projektować proces rejestracji.