W 2020 roku, gdy świat na chwilę się zatrzymał, organizatorzy wydarzeń musieli szybko znaleźć nowe formy kontaktu z uczestnikami. Wiele konferencji, szkoleń i spotkań przeniosło się do internetu - bo to była jedyna alternatywa dla odwołania wydarzenia. My również stanęliśmy wtedy przed ważną decyzją: jak możemy wesprzeć naszych klientów w nowej rzeczywistości?

Zaproponowaliśmy rozwiązanie. Zintegrowaliśmy nasz system rejestracji uczestników z platformą do prowadzenia transmisji online - LiveWebinar - tak, by organizator mógł nie tylko zebrać zapisy, ale również przeprowadzić wydarzenie od A do Z w jednym miejscu.

Minęło kilka lat. Dziś tej funkcji nie ma już w naszej ofercie. Ale to nie znaczy, że ta decyzja była błędem - wręcz przeciwnie. Dzięki niej lepiej rozumiemy, czego naprawdę potrzebują nasi klienci.

Nie każda potrzeba okazuje się długoterminowa

Okazało się, że większość organizatorów - nawet tych, którzy planowali wydarzenia online - i tak korzystała z dobrze im znanych narzędzi: Zoom, MS Teams, ClickMeet czy YouTube Live. Ich priorytetem nie była więc platforma do transmisji jako taka, tylko:

  • sprawna rejestracja uczestników (z potwierdzeniami, opłatami, segmentacją uczestników),
  • przemyślana komunikacja (maile i SMS-y z linkami do transmisji, przypomnieniami, materiałami),
  • bezpieczeństwo i kontrola dostępu, nawet jeśli wydarzenie odbywało się tylko w sieci.

Właśnie w tych obszarach system CONREGO był i nadal jest realnym wsparciem - niezależnie od tego, czy Twoje wydarzenie odbywa się stacjonarnie, hybrydowo czy w pełni online.

Co zostało z tamtego czasu?

Choć nie oferujemy już „wbudowanej” platformy do transmisji, w systemie CONREGO znajdziesz wiele funkcji, które świetnie sprawdzają się przy wydarzeniach z komponentem online:

  • Możesz stworzyć osobny typ biletu tylko na streaming.
  • Możesz przygotować stronę z programem i formularzem rejestracyjnym - gotową do obsługi zarówno widzów online, jak i uczestników na miejscu.
  • Możesz wysyłać spersonalizowane maile i SMS-y z linkami do transmisji, materiałami PDF, kodami QR czy przypomnieniami.
  • Możesz też prowadzić różnicowaną komunikację z uczestnikami różnych typów - prelegentami, gośćmi VIP czy osobami oglądającymi wydarzenie zdalnie.

To wszystko sprawia, że nadal obsługujemy setki wydarzeń, w których część uczestników dołącza z dowolnego miejsca na świecie.

Co dziś rekomendujemy organizatorom wydarzeń hybrydowych?

Zamiast zamykać się w jednym narzędziu, lepiej zintegrować to, co działa najlepiej. CONREGO nie konkuruje z platformami streamingowymi - ale doskonale się z nimi uzupełnia. Możesz wykorzystać nasze narzędzie do:

  • zarządzania zapisami i płatnościami,
  • wysyłki przypomnień i zaproszeń,
  • tworzenia responsywnej strony wydarzenia,
  • Platformę Multimedialną,
  • obsługi check-inu i generowania raportów.

A transmisję? Zrealizujesz tam, gdzie czujesz się najpewniej - i skąd Twoi uczestnicy chętnie oglądają wydarzenia.

Podsumowanie

Choć platforma do transmisji nie została z nami na dłużej, doświadczenie jej wdrożenia wiele nas nauczyło. Dziś lepiej niż kiedykolwiek rozumiemy, że rejestracja, komunikacja i analiza danych to kręgosłup każdego dobrze zorganizowanego wydarzenia - niezależnie od jego formy.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak CONREGO może pomóc Ci w organizacji Twojego wydarzenia - zapraszamy do przetestowania systemu za darmo lub umówienia się na prezentację.